التحديد الذكي

تتوفر ميزة التحديد الذكي في كافة التقارير في الإصدار 10 من برنامج الأمين ERP وتهدف إلى دعم تحليل التقارير وفهمها عبر اختيار أجزاء منها بالشكل الملائم لحاجة العمل ورغبة المستخدم. 

يمكن الاستفادة من هذه الميزة بعد معاينة أي تقرير وخصوصاً في التقارير التي تحتوي حجماً كبيراً من البيانات فيكون تحديد بعض بياناتها عملاً متعباً ومربكاً. 

الأوامر الأساسية للتحديد عند معاينة التقارير 

لنفترض أننا بحاجة إلى قراءة دقيقة لبيانات تقرير أرباح الفواتير التالي (من تبويبة مواد في القائمة الرئيسية- مجموعة تقارير الأرباح)، فعند الضغط على زر معاينة يعرض البرنامج التقرير المتضمن أرباح الفواتير، وتتوفر في نافذة التقرير من تبويبة أدوات في الشريط الرئيسي مجموعة تحديد، وتتضمن زر "تحديد". 

تساعد هذه الأوامر في تحديد بعض بيانات التقرير، وتستخدم على مستوى الأسطر أو الخلايا، وهي في الإصدار 9 من برنامج الأمين كما يلي: 

تم تحسين الميزة في الإصدار 10 لتتضمن عدداً من الأوامر الأساسية المساعدة على فهم التقرير وتسهيل قراءته. 

فائدة ميزة "تحديد ذكي" 

تستخدم ميزة التحديد الذكي للحصول على تحديد أسرع لبعض البيانات ضمن التقرير على مستوى الخلية (السطر والعمود)، ويمكن توضيح كيفية استخدامها في عدد من الأمثلة عند معاينة تقرير أرباح الفواتير. 

كيفية استخدام ميزة التحديد الذكي 

بالضغط بالزر الأيمن للماوس على أي خلية ضمن التقرير يمكن اختيار تحديد ذكي من القائمة الظاهرة. 

 ويظهر إلى جانب عبارة "تحديد ذكي" عدد من الأوامر، تختلف هذه الأوامر وفق نوع الخلية التي تم تحديد اختيار التحديد الذكي عندها. 

تحديد ذكي في خلية تتضمن رقماً 

إذا كان العمود يتضمن أرقاماً، وبالتالي فإن الخلية هي خلية أرقام، فعند الضغط بالزر الأيمن للفأرة على خلية ما في عمود "مبيعات" (على سبيل المثال لكون هذا عمود يتضمن أرقاماً، ولتكن تتضمن القيمة 94000)، فتكون الخيارات كالتالي: 

 وعند اختيار "أصغر من" من القائمة مثلاً، سيحدد البرنامج كافة الأسطر التي تتضمن قِيماً أصغر من القيمة الموجودة في الخلية المحددة، وذلك بعد مقارنة القِيم في العمود "مبيعات" مع القيمة المحددة. 

وإذا تم اختيار "نفس الإشارة" في خلية تحوي قيمة سالبة في عمود الأرباح مثلاً. 

فيعرض البرنامج الأسطر التي تتضمن قِيماً من نفس إشارة الخلية المحددة. 

تحديد ذكي في خلية تتضمن تأريخاً

عند الوقوف عند خلية ما في عمود يتضمن تواريخ؛ مثل عمود "التاريخ" في تقرير أرباح الفواتير، فتظهر القائمة الآتية: 

فإذا تم اختيار "نفس اليوم"، يعرض البرنامج النتائج كما يلي: 

 ونلاحظ أن البرنامج يعرض مجموع القيم في الأعمدة التي تتضمن أرقاماً في نهاية كل عمود، ويعرض عدد العناصر المحددة أيضاً إلى جانب العدد الكلي للعناصر في التقرير.

تحديد ذكي في خلية تتضمن نصاً 

عند الوقوف ضمن خلية في عمود الزبائن في تقرير أرباح الفواتير، على سبيل المثال، وهو عمود يتضمن في محتواه حروفاً نصية، وبالضغط بالزر الأيمن للماوس واختيار تحديد ذكي- يساوي. 

 يعرض البرنامج بميزة التحديد الذكي كل الأسطر التي تتضمن نصاً مماثلاً لما هو ضمن الخلية المحددة (سوبر ماركت المدينة مثلاً). 

عرض نتائج التحديد الذكي في خلايا بدل الأسطر 

يمكن إجراء التحديد الذكي بنفس الطريقة على مستوى الخلية 

عند ذلك يعرض البرنامج النتائج في خلايا تحقق الشرط المفروض بدل الأسطر كاملة. 

فإذا تم اختيار تحديد ذكي في تقرير أرباح الفواتير كما يلي: 

فستكون النتائج على الشكل التالي: 

تلخيص التحديد 

لا بد من الإشارة إلى أنه بإمكان المستخدم الحصول على مجموع للقِيم في الأعمدة بعد تنفيذ أي تحديد ذكي، ويجب تعديل بعض الإعدادات في البرنامج لإظهار هذه المجاميع. 

ففي الحالة الافتراضية يكون خَيار تلخيص التحديد غير مفعّل. 

وبالضغط على زر إدارة الملخصات من تبويبة أدوات- مجموعة بيانات ضمن نافذة معاينة التقرير، تظهر نافذة إدارة الملخصات. 

ثم بتحديد خانة الاختيار عند عبارة إظهار المجموع العام، والضغط على زر موافق يتم تفعيل زر تلخيص التحديد. 

عندئذ يصبح بالإمكان قراءة الملخصات عند كل تحديد، فبفرض إجراء التحديد الذكي الآتي في تقرير أرباح الفواتير: 

فتكون النتائج كالتالي: 

إذ يعرض البرنامج مجموع القِيم المحددة في كل عمود، وكلما تم تنفيذ تحديد آخر تتغير هذه القيم وفق المجموع الجديد للقيم المحددة. 

فلو اخترنا التحديد كما يلي: 

تكون النتائج كالآتي ويحسب البرنامج الملخصات (مجموع القيم في الأعمدة وفق التحديد الذكي) مجدداً. 

وعند إلغاء تفعيل زر تلخيص التحديد يصبح المجموع (الملخص) ثابتاً لا يتغير مع تغيير التحديد.