بطاقة موظف مصب وملتقى بطاقات التعريف الأخرى

بطاقة موظف

مع أهم بطاقة في قائمة البطاقات البطاقة الحادية عشر بطاقة موظف.

يتم في هذه البطاقة ربط معلومات البطاقات السابقة.

من قائمة بطاقات نختار بطاقة موظف  ( وكما تلاحظون وجود أيقونة صغيرة بجانب الأمر هذا يدل على وجود أيقونة على سطح مكتب البرنامج ضمن الإطار الأحمر تؤدي نفس الأمر بالضغط عليها بزر الماوس كما يوجد اختصار بالجانب الإيسر للأمر للوصول السريع للبطاقة وذلك بالضغط على مفتاحي(Alt + e)  من لوحة المفاتيح  مع الانتباه إلى تحويل لوحة المفاتيح إلى اللغة الإنكليزية حين استخدام هذا الاختصار) فتظهر لنا البطاقة وصفحاتها حيث الصفحات في القسم اليمني من الصورة ضمن الإطار الأخضر (وهذه الصفحات يمكن التحكم بإظهارها أو إخفائها عن طريق قائمة أدوات | خيارات | بطاقة الموظف) وسنبدأ بصفحة معلومات شخصية بالضغط عليه بزر الفأرة اليساري.

معلومات شخصية

هنا يتم إدخال البيانات الشخصية للموظف مع الصورة الشخصية كما هو ظاهر في الصورة أدناه:

حيث نبدأ بإدخال الرقم المسلسل للموظف ثم رقم البصمة (وهو الرقم الذي تم وضعه للموظف في جهاز البصمة) ثم الاسم الأول فاسم العائلة فالاسم اللاتيني ثم اللقب إن وجد فاسم الأب ثم اسم الأم ثم تاريخ الميلاد.

ملاحظة: في جميع بطاقات البرنامج عندما نواجه حقل تاريخ من الشكل:

لا يتم إظهار جدول التاريخ عند الضغط على زر الزاوية ضمن الإطار الازرق قبل تفعيل هذا الحقل بوضع إشارة صح ضمن المربع داخل الإطار الأحمر ليظهر لنا جدول التاريخ أدناه فنختار التاريخ المطلوب:

نتابع مع بطاقة الموظف تبويب معلومات شخصية ثم ندخل مكان الولادة  ثم الخانة (المسجل ضمن البطاقة الشخصية) ثم رقم البطاقة الشخصية والرقم الوطني (الموجود على البطاقة الشخصية) ثم نختار الجنسية فرقم الهاتف الأرضي يتبعه رقم الجوال ثم رقم هاتف العمل في حال وجودهما ثم زمرة الدم فالديانة ثم نحدد جنس الموظف ذكر أم أنثى فالحالة العائلية (أعزب-متزوج-مطلق-أرمل-متزوج ويعول) ثم إن كان متزوج ندخل عدد الأولاد وعدد الزوجات ثم نختار هل هو مدخن أم لا ثم وضعه العسكري (هل ادى الخدمة أم معفى منها كونه وحيد أم مؤجل دراسياً ….إلخ) ثم العنوان الدائم فالحالي وأخيراً في هذا التبويب نضغط على إضافة تحت مكان الصورة الشخصية لإضافة مسار الصورة من مكان وجود صور الموظفين ليتم تخزين هذا المسار ضمن قاعدة البيانات.

ملاحظة: يجب أن تكون صور الموظفين مخزنة على سيرفر الشركة لكي يتمكن جميع المحطات الفرعية من رؤية هذه الصور.

ننتقل الآن إلى الصفحة الثانية معلومات وظيفة.

معلومات وظيفة

وهذه الصفحة هي الأساس في بطاقة الموظف عند النقر عليها يظهر لنا الشكل التالي:

حيث نختار الشركة بالضغط على زر المكبرة في يسار الحقل فيظهر لنا اسماء الشركات المعرفة في البرنامج ثم نختار الفرع و الإدارة والدائرة إن وجدوا ثم القسم ثم الموظف البديل (من قائمة الموظفين وهو يفيد في حال تغيب هذا الموظف ليقوم بالعمل بدلاً منه وذلك بضغط زر المكبرة) ثم تاريخ بداية العمل (هذا التاريخ في حال عدم إدخاله لن يظهر اي شيء  عن هذا الموظف بقائمة الدوام او في التقارير…إلخ) ثم نختار الوظيفة فالفئة إن وجدت ثم طريقة حساب الراتب فوردية الدوام وإن كان هناك أكثر من واردية في الشركة والموظف يمر على هذه الورديات خلال دوامه في الشهر نضع اشارة صح أمام متغيرة (يجب ان لا يكون هناك تداخل في أوقات الورديات وفي حال نسيان الموظف ذو الورديات المتغير لأي بصمة سيختار له أوقات الوردية الافتراضية المختارة في وردية الدوام)

ثم نختار له يوم العطلة 1 أساسي ويوم العطلة 2 إن وجد (لكي يتم احتساب له إضافي عطل في حال دوامه في هذه الإيام وعدم احتساب له غياب في حال تغيبه).

ثم نضع له وضعه (يتم الاختيار من بين ستة خيارات تجربة – مثبت – متدرب – منتدب – مفرز – معار) وهذا الخيار يفيد في العمليات الإحصائية والتوثيقية ثم نضيف له البريد الداخلي وهو مهم في حالات كثيرة (من ارسال رسائل بالبريد الداخلي عن إجازات وراتب و…إلخ) للموظف ثم نضع له المستحق السنوي من الإجازات الإدارية ومستحق الصحية إن وجدت وبلا راتب إن وجد وإن كان هناك رصيد سابق عن السنة السابقة نضعه في الرصيد السابق لمرة واحدة في بداية تعريف الموظف ثم عند تدوير الإجازات في نهاية العام (سنتعرف عليها لاحقاً) سيتم وضع الرقم اتوماتيكي هنا أو يتم دفع بدل إجازات للموظف وعندئذ يجب تصفير الرصيد المدور.

كما أن البرنامج سوف يقوم بحساب له ما يستحقه من إجازات حسب تاريخ تعيينه الموضوع في هذه البطاقة.

وعند توقف الموظف لسبب ما لفترة زمنية معينة نضع اشارة صح أمام إيقاف الموظف بشكل مؤقت (وعند ذلك سيتم ابقاء اسم الموظف في قائمة الموظفين ولكن لن يظهر في اي تقرير او دوام او احتساب راتب) وفي حال استقالة الموظف او إقالته نضع تاريخ الاستقالة او الإقالة مع السبب والتفاصيل في الحقول ضمن الإطار الأخضر وبعد دفع مستحقات هذا الموظف نبدل الحالة في أعلى الصورة ضمن الإطار الأخضر إلى لا يعمل ثم نضع له رقم التأمينات في حال وجوده مع تاريخ تسجيله بالتأمينات وتاريخ انفكاكه في حال الانفكاك.

ملاحظة: جميع الحقول في الإطار الأحمر ضرورية ولن يتم حفظ البطاقة دون ملئ هذه الحقول أما الحقول ضمن الإطار الأزرق فضرورية لصحة الحسابات والتقارير ولكن يمكن حفظ البطاقة بدون ملؤها بالبيانات.

ننتقل الآن إلى الصفحة التالية تبويب الراتب

الراتب

في هذا الصفحة نضع للموظف الرواتب بأنواعها وهي اختيارية عدا الراتب المقطوع وذلك ليتم احتساب الراتب الشهري واجرة الساعة للموظف.

باختيار تبويب الراتب يظهر لن الشكل أدناه:

حيث نقوم بوضع الراتب المقطوع وهو الراتب المقبوض وهو أساسي ثم راتب الإضافي وغالباً هو نفس الراتب المقطوع (اختياري) وراتب الاختصاص والذي غالباً هو راتب التأمينات (اختياري) وراتب الاختصاص وغالبا هو راتب نهاية الخدمة للمشتركين بالتأمينات (حاصل طرح الراتب المقطوع  من راتب التأمينات) (وهو اختياري) ثم الرقم المالي في حال وجوده  ورقم حسابه المصرفي واختيار اسم المصرف في حال كون راتبه سيحول إلى المصرف ثم نضع أيام العمل شهرياً (حيث هنا يتم التحديد إما 30 يوم او 26 يوم في حال نظام احتساب الراتب شهري  أو 7 ايام او 6 ايام في حال نظام احتساب الراتب أسبوعي)  وكذلك نضع عدد ساعات العمل اليومية لحساب اجرة الساعة (وغالباً يكون عدد ايام الشهر هي 30 يوم وعدد ساعات العمل اليومي هي 8 ساعات) كما نضع القيمة المالية ليوم المهمة الداخلية والقيمة المالية ليوم المهمة الخارجية (يجب الانتباه إلى أنه في حال تحديدهما في بطاقة حساب الراتب سيتم جمع القيمتين لذلك إما أن نضعها في بطاقة حساب الراتب إن كانت عامة أو نضعها هنا إن كانت خاصة للموظف) ثم إن كان هناك في الشركة حوافز شهرية توزع على الموظفين (سيتم شرح الحوافز لاحقاً عند شرح قائمة الرواتب) نضع هنا العلامة الكاملة والشهرية التي سيتم عليها الاحتساب ويمكن جعل البرنامج هو الذي يضع العلامة الشهرية من خلال دوامه وهذا ما سنراه في حينه.

ننتقل إلى الصفحة التالية مكتب العمل.

الشركات

هذا الصفحة لا تظهر إلا في حال تم تفعيل خيار “تفعيل نظام عدة شركات” من قائمة أدوات | خيارات | خيارات عامة وكان هناك أكثر من شركة ولها إدارة واحدة وكان هذا الشخص راتبه من أكثر من شركة (كالمدير المالي مثلاً) وبالتالي يلغى الراتب المقطوع من تبويب الراتب السابق ويتم إضافة اسم كل شركة والراتب الممنوح له منها والتعويضات والحسومات وباقي الموظفين يعوض راتبهم هنا من الشركة التي ينتمون إليها مع تعويضاتهم وحسوماتهم.

مكتب العمل

نستخدم هذه الصفحة في حال كان هناك موظفون من بلدان أخرى وتم تسجيلهم في مكتب العمل فيتم ملئ هذا التبويب

نختار تبويب مكتب العمل فيظهر لنا الشكل التالي:

حيث نقوم بتفعيل هل تم وضعه في ملف مكتب العمل ومن ثم ملئ هذه البيانات وذلك بالاختيار من تفعيل القوائم المنسدلة بالضغط على السهم اليساري في كل حقل.

ننتقل إلى التبويب الذي يليه وهو تبويب التعويضات

التعويضات

باختيارنا لهذا الصفحة يظهر لنا الشكل التالي:

حيث نقوم بإدخال اسم التعويض ثم قيمته أو نسبته ثم ملاحظات في النافذة العلوية إذا كان هذا التعويض (إن وجد) سيمنح كل شهر لهذا الموظف حصراً (وإن كان هناك تعويض عام موجود في البطاقة الشهرية سيتم جمع التعويضين معاً كل شهر).

ثم نقوم بوضع اسم التعويض ثم قيمته او نسبته ثم تاريخ منح هذا التعويض والسبب في النافذة السفلية (وهنا في النافذة السفلية نضع التعويضات التي تمنح مرة واحدة بشهر معين فقط إن وجدت).

ننتقل إلى تبويب الحسومات

الحسومات

اختيارنا لهذا الصفحة سيظهر لنا شكلاً مشابهاً لما يلي:

حيث يتم العمل فيها تماماً كما التبويب السابق سوى أن المدخل هنا هو حسم وليس تعويض (وكما قلنا في التبويب السابق إن كان هناك حسم عام في بطاقة حساب الراتب سيتم جمع الحسمين معاً).

ننتقل إلى التبويب التالي مدفوعات الموظف.

مدفوعات الموظف

اختيارنا لصفحة مدفوعات الموظف سينقلنا إلى الشكل التالي:

هذه الصفحة أرشيفية بحتة (حيث قد يوجد في بعض الشركات موظفين لهم وضع خاص كالسائقين مثلاً تضطر الشركة للدفع لهم مبالغ معينة لصيانة المركبة (السيارة) مثلاً وبالتالي تريد أن تعرف كمية المبالغ المدفوعة للسائق وتواريخها فنستخدم هذا التبويب لذلك) حيث يتم به إدخال قيمة الدفعات وتاريخها ورقم ايصال الدفع وملاحظات على هذه الدفعة ان وجدت وسوف يتم إظهار مجموع هذه الدفعات في حقل مجموع أسفل الصفحة.

ننتقل إلى تبويب تبدلات الراتب

تبدلات الراتب

وهي صفحة ارشيفية تظهر تبدلات راتب الموظف في حال طرأ اي تغيير على الراتب أما إذا لم يتم تغيير الراتب في صفحة الراتب فلن يظهر أي شيء هنا (الصورة رقم 1) من الشكل ادناه.

تبدلات الوظيفة

وهو كالصفحة السابقة أرشيفية بحتة تظهر التغيرات التي طرأت على التبدلات الوظيفية للموظف في حال حدوثها (الصورة رقم 2) من الشكل أدناه.

تبدلات القسم

وهو كما الصفحتين السابقتين أرشيفية بحتة يظهر التبدلات التي طرأت على انتقال الموظف بين الإقسام في حال حدوثها وتظهر النتيجة على شكل (الصورة رقم 3) من الشكل أدناه.

تاريخ الموظف

هذه الصفحة كالصفحات السابقة أرشيفية بحتة تفيدنا في حال قام الموظف بترك العمل وادخال تاريخ ترك الموظف للشركة ثم عاد عندئذ يظهر لنا هذه التواريخ على (الصورة رقم 4) من الشكل التالي:

مع الصفحة التالية الحسابات

الحسابات

وهي خاصة بالربط المحاسبي (ولا يستخدم إلا إذا كان هناك برنامج الأمين للمحاسبة وتم الربط بينهما) فيتم وضع الحسابات التي سيقوم البرنامج بترحيل البنود الظاهرة عليها وهل هذا البند يؤثر على مركز الكلفة في حال وجوده أم لا فنقوم بوضع اشارة صح أما الحساب تحت مركز الكلفة كما هو ظاهر في الشكل أدناه:

إلى ما بعده من صفحات

الإجازات

صفحة الإجازات هي من الصفحات الأرشيفية والتي تظهر ما تم أخذه من إجازات الموظف (الإدارية والصحية و…إلخ) وتواريخها ومجموعها وما تبقى من الرصيد على الشكل التالي:

العقوبات

المكافأة

كالصفحات السابقة تماماً ولكن يظهر العقوبات (الصورة رقم 1) والمكافأة (الصورة رقم 2) في الشكل أدناه.

القروض

هذه الصفحة هامة للقروض والسلف حيث القرض يسدد بدفعات متعددة على فترات مختلفة بينما السلفة تسدد دفعة واحدة نهاية الشهر بتفعيل هذا التبويب يطهر لنا ما يلي:

(الصورة رقم 1) الشكل أعلاه هو ما يظهر لنا وفي حال كون الموظف قد أخذ قروض أو سلف سابقة وبالضغط على زر عرض القروض أو زر عرض السلف ضمن الإطار الأزرق في (الصورة رقم 1) أعلاه سيظهر لنا صورة شبيهة بالصورة رقم 2 في الشكل أعلاه تبين لنا القروض أو السلف وقيمتها وتاريخها وتاريخ استحقاقها وهل سددت أم تم تأجيلها ويمكننا من تأجيل أي دفعة من دفعات القرض وذلك بالوقوف على طرف الدفعة ضمن الإطار الأخضر (الصورة رقم 2) من الشكل أعلاه والضغط بالماوس بالزر اليميني فتظهر لنا قائمة (الصورة رقم 3) من الشكل أعلاه فنختار منها التأجيل الذي نريده  فتظهر لنا رسالة تنبيه تؤكد تأجيل الدفعة (الصورة رقم 4) في الشكل أعلاه بالضغط على موافق يتم تأجيل الدفعة وإظهارها (الصورة رقم 5) في الشكل أعلاه.

وفي حال طلب قرض جديد سيظهر لنا الشكل التالي:

حيث (الصورة رقم 1) في الشكل أعلاه نبدأ بإدخال اسم الموظف طالب القرض ثم قيمة القرض ثم عدد الأشهر المراد تسديد القرض بها فيظهر في حقل القسط الشهري قيمة القسط الشهري الواجب تسديده (حاصل تقسيم قيمة القرض على عدد الأشهر) ثم نحدد تاريخ الحصول على القرض وتاريخ بدء التسديد فيظهر لنا تاريخ نهاية التسديد ثم نختار طريقة التسديد اسبوعية أو كل اسبوعين (وفي هاتين الحالتين يجب اختيار اليوم المراد التسديد به من أيام الأسبوع السبعة) او في بداية الشهر او في نهايته ثم نختار اسم القرض (وهو مطلوب في مؤسسات وأجهزة الدولة حيث يجب تسمية القرض) لذلك نعرف بطاقة حسم فارغة باسم القرض فيظهر لدينا هنا عند ضغط اشارة المكبرة يسار حقل اسم القرض فنختار اسم القرض وذلك ليظهر في التقارير ضمن الاسم الذي أخترناه ثم نضع ملاحظات إن وجدت ثم نضغط على زر توزيع القرض ضمن الإطار الأحمر (الصورة رقم 1) في الشكل أعلاه فيقوم البرنامج بتوزيع الدفعات اسبوعياً أو كل اسبوعين أو شهرياً حسب اختيارنا لطريقة التسديد كما يظهر (الصورة رقم 2) في الشكل أعلاه ويمكننا تعديل أي قيمة لأي قسط في هذا الجدول مع التاريخ ثم ضغط زر تعديل لحفظ التعديلات الاخيرة.

لإنهاء قرض نضغط على زر إنهاء قرض فيظهر لنا (الصورة رقم 3) في الشكل أعلاه فنقوم بتعديل قيم الأقساط غير المسددة من القرض وتاريخها في حال كون الموظف قام بالتسديد ونُفَعِّل التسديد ثم موافق فنكون بذلك قد أنهينا هذا القرض.

في حال اختيارنا لقرض أمانة من تبويب القروض فسيظهر لنا ما يلي:

حيث نقوم باختيار اسم الموظف ثم تاريخ القرض وقيمة القرض وملاحظات إن وجدت (قرض الأمانة ليس ملزم بالتسديد في وقت أو تاريخ معين).

أما في حال اختيارنا لسلفة جديدة من تبويب القروض فسيظهر لدينا:

حيث نقوم باختيار اسم الموظف ثم قيمة السلفة وتاريخها وتاريخ تسديدها وملاحظات إن وجدت (الصورة رقم 1) من الشكل أعلاه وفي حال سدد الموظف نقوم بالضغط على زر تسديد من الصورة رقم 1 من الشكل أعلاه فتظهر لنا رسالة تنبيه بالتأكيد على التسديد (الصورة رقم 2) من الشكل أعلاه بضغطنا على موافق تكون السلفة قد سددت.

بيانات العائلة

هذه الصفحة لإدخال كافة البينات العائلية من ابناء وزوجات واباء وامهات والمعنين بالأمر وتعويضاتهم (الصورة رقم 1) من الشكل أدناه.

معلومات إضافية

هذا الصفحة أيضاً لإدخال معلومات إضافية لزيادة التوثيق والأرشفة (الصورة رقم 2) من الشكل أدناه.

معلومات صحية

ندخل في هذا الصفحة معلومات عن العمليات الجراحية التي خضع لها والأمراض المزمنة إن وجدت وهي معلومات توثيقية أرشيفية (الصورة رقم 3) من الشكل التالي:

العهدة

في هذا الصفحة يظهر لنا ما تم تسليمه للموظف من عهد (سيارة – موبايل- حاسب محمول-مقص-…. إلخ) والشاشة هي (الصورة رقم 1) في الشكل التالي:

عند إدخال عهدة جديدة نقوم بالضغط على زر عهدة جديدة ضمن الإطار الأخضر (الصورة رقم 1) من الشكل أعلاه فتظهر لنا (الصورة رقم 2) من الشكل أعلاه فنقوم باختيار اسم الموظف ثم نوع العهدة ثم توصيف لهذه العهدة ثم الكمية فتاريخ التسليم فملاحظات في حال وجودها ثم الضغط على زر إضافة فتظهر ضمن (الصورة رقم 1) من الشكل أعلاه.

في حال قام الموظف بتسليم هذه العهدة أو بتعديل الكمية نقوم بالوقوف على هذه العهدة من (الصورة رقم 1) والضغط مرتين بالماوس عليها فتظهر بطاقة العهدة (الصورة رقم 2) فنقوم بوضع اشارة صح امام عبارة تمت إعادتها أو نقوم بتعديل الكمية ثم زر تعديل فيتم المطلوب.

صور الوثائق

هذه الصفحة تستخدم لإدخال نماذج عن وثائق الموظف ومستنداته (الهوية الشخصية – جواز السفر – دفتر العائلة – الشهادات – …إلخ) كما في (الصورة رقم 1) من الشكل أدناه فنقوم بإدخال اسم الوثيقة أو المستند ثم نقوم بتخزين مسار هذه الوثيقة أو المستند بالضغط على زر إضافة صورة أو إضافة مستند ثم ننتقل للصورة الثانية وهكذا.

الشهدات والخبرات

ويتم في هذه الشاشة إدخال بيانات ومعلومات عن اللغات التي يتقنها الموظف ومستواه فيها والشهادات العلمية الحاصل عليها وتاريخ حصوله عليها ومهارات الحاسب الآلي التي يتقنها والمستوى الذي بلغه فيها والأعمال التي مارسها قبل عمله الحالي وأمكنة هذه الأعمال (الصورة رقم 2) في الشكل التالي:

سجل التدريب

هذه النافذة تظهر الدورات التدريبية التي خضع لها الموظف وقامت الشركة بالتكفل بها وهي مرتبطة ببرنامج التدريب (سنقوم بشرحه بشكل مفصل في المواضيع القادمة بإذن الله) (صورة رقم 1) في الشكل أدناه.

تقييم الموظف

وهي تظهر عملية تقييم الموظف وهي مرتبطة ايضاً ببرنامج التقييم (كذلك سنقوم بشرحه بشكل مفصل في المواضيع القادمة) (الصورة رقم 2) من الشكل التالي:

المرافقون

تستخدم هذه الشاشة لأرشفة وادخال اسماء المرافقين للسائقين مثلاً أو اسماء الأشخاص الداعمين أو اي احتياج آخر (الصورة رقم 1) من الشكل أدناه.

أشخاص مرجعية

تستخدم لإدخال اسماء الأشخاص وارقام الهاتف والعنوان للموظف للرجوع إليهم في حال الحوادث أو الأمور الهامة (صورة رقم 2) في الشكل أدناه.

الدورات المتبعة

سجل ارشيفي لإدخال كافة الدورات التي قام بها الموظف منفردا بشكل شخصي (صورة رقم 3) في الشكل أدناه.

الوضع الوظيفي

خاصة بقوانين الدولة حيث يتم ارشفة كافة بيانات الموظف وتنقلاته (صورة رقم 4) في الشكل أدناه.

تبدلات الفئة

خاصة بدوائر الدولة حيث يتم ارشفة تنقلات الموظف ضمن الفئات في حال وجودها ويتم الأرشفة عند تغيير الفئة (الصورة رقم 5) من الشكل أدناه.

ملاحظات

يتم كتابة أي ملاحظات عن الموظف ويتم الانتقال من سطر إلى السطر الذي يليه بالضغط على زري (Enter Ctrl+) (الصورة رقم 6) من الشكل التالي:

تعويض الطبابة

هنا نقوم بإدخال تعويض الطبابة في حال الحصول عليه والمبلغ المدفوع والمبلغ المعاد في حال كان هناك مبلغ معاد وتفاصيل المبلغ مع المستفيد من هذا المبلغ ويجب الانتباه بأن ما يتم إدخاله هنا يؤثر على الراتب كما في الشكل أدناه:

وفي النهاية نقوم بضغط على إضافة في أسفل الشاشة الظاهرة لتخزين جميع البيانات المدخلة على بطاقة الموظف.

قد أطلنا عليكم في هذه المقالة ولكن كان لابد من انهاء البطاقة لترابط المعلومات.

إلى لقاء قريب في بطاقة أخرى أستودعكم الله.