ساعات الدوام وبطاقة تعريف واردية دوام

بطاقة وردية الدوام

البطاقة الثالثة من بطاقات قائمة بطاقات وهي من البطاقات الرئيسة في تعاريف البرنامج وعليها يعتمد حساب الدوام.

من قائمة بطاقات نختار بطاقة وردية دوام الشكل أدناه:

في هذه البطاقة نبدأ بإدخال الرقم التسلسلي ثم اسم الوردية بالعربي واللاتيني إن أمكن ثم نختار نظام الدوام (هناك ثلاث أنظمة تحديد دخول وخروج وساعات عمل ووردية مخصصة) وسنبدأ بـ:

تحديد دخول وخروج

نضغط على حقل (دخول) وندخل توقيت بداية الوردية بالساعة ثم الدقيقة ثم ننتقل إلى حقل (خروج) فنضع ساعة إنتهاء الوردية ساعة ودقيقة أما حقل (قيمة الساعة) فيستخدم في حالات خاصة مثلاً الورديات الليلية والتي يكون فيها الساعة بساعة ونصف مثلاً  أو ساعتين فنضع هنا معامل الضرب 1.5 أو 2 ( بمعنى أنه سيتم مضاعفة ساعات دوامه مرة ونصف أو مرتين) ثم في حقل التأخر1 نضع توقيت بداية حساب التأخر (مثلا لو كان الدخول الساعة 8.0 ووضعنا التأخر الساعة 8.10 فعندئذ البرنامج سيبدأ بحساب التأخر عند الساعة 8.11 وسيحسب له تأخر 11 دقيقة) ننتقل الأن إلى حقل (الإضافي المبكر) فنضع به الساعة والدقيقة التي عندها يعتبر من يأتي إضافي مبكر(مثلاً لو كان الدخول 8.30 ووضعت الإضافي المبكر الساعة 8.0 عندئذ لن يحسب البرنامج للشخص إضافي مبكر إلا إذا أتى الساعة 8.0 وما قبل أما إذا أتى الساعة 8.05 مثلا فلن يحسب له إضافي مبكر) ننتقل إلى حقل (الإضافي 1) ونضع الساعة التي عند بلوغها ومازال الموظف في الدوام سيتم احتساب الوقت من نهاية الدوام إلى وقت خروجه إضافي ( مثلا لو كان الخروج الساعة 16.0 ووضعنا الإضافي 1 الساعة 17.0 عندئذ لن يحسب البرنامج إضافي للموظف إلى إذا استمر بالعمل إلى الساعة 17.0 وما بعد عندئذ سيحسب له البرنامج من الساعة 16.0 إلى وقت خروجه ساعات إضافي أما إذا خرج الساعة 16.50 مثلاً فلن يحتسب له إضافي) وبالنسبة لحقول (الإضافي 2 و الإضافي 3) نضع الساعات التي عند بلوغها يحتسب له إضافي 2 وإضافي 3 (مثلا  لو كان الإضافي 1 الساعة 17.0 والإضافي 2 الساعة 18.0 والإضافي 3 الساعة 19.0 عندئذ عند بلوغ الموظف الساعة 18.0 سيحتسب له إضافي 2 ساعة واحدة وعند بلوغه الساعة 19.0 وما بعد سيتحسب له من الساعة 18.0 إلى ساعة خروجه إضافي 3 أما إذا لم يكن هناك سوى إضافي 1 فيجب وضع الإضافي 2 والإضافي 3 نفس توقيت الإضافي 1) ننتقل إلى حقل (الخروج المبكر) فنضع الساعة التي سيحتسب عندها خروج الموظف خروجا مبكرا وبالتالي البرنامج لن يحسم ساعات ودقائق خروج الموظف في هذه الساعة وما بعد.

أما إذا خرج قبلها فسيتم احتساب من ساعة خروجه إلى نهاية الدوام غياب.

في حال كان دوام الموظف على فترتين أي انه يأتي في الساعة 8.0 صباحا ثم يخرج في الساعة 13.0 ثم يعود في الساعة 15.0 ثم يخرج في الساعة 18.0 مثلاً نضع الفترة الاولى وتوقيتاتها في السطر الأول ثم نضيف الفترة الثانية وتوقيتاتها في السطر الثاني.

ملاحظة هامة؛ في حال كون التوقيت في صفحة الخيارات (سنشرحها لاحقا) غير مفعلة على 24ساعة وجب الانتباه غلى صباحًا ومساءا عند وضع توقيت الدخول والخروج.

الخيارات ضمن الإطار الأحمر في الصورة أعلاه

إذا كان هناك وقت استراحة نضعه ضمن ساعات الاستراحة مثلاً ساعة واحدة نضع الرقم 1 في حقل ساعات الاستراحة عندئذ مجموع خروج الموظف أثناء الدوام بوقت لا يتجاوز الساعة سيعتبره البرنامج استراحة ولن يقتطعه من دوامه (لا يحتسب التأخر أو الخروج المبكر من ضمن ساعة الاستراحة).

تعويض الوردية يمكن اختيار تعويض معين (يتم تعريفها من بطاقات حسم أو تعويض سنتعرف عليها لاحقاً) وذلك بعد ربطه بوردية معينة ليلية مثلاً ومنح لها تعويض مالي محدد.

الحد الأدنى للإضافي إن كان موضوعاً الإضافي ضمن الساعات في الحقول أعلاه فلا داعي لوضعه هنا لا انه سينظر البرنامج إلى التواقيت الموضوعة أولاً أما إذا لم يكن موضوعاً فنضع هنا الحد الأدنى للإضافي ساعة أو ساعتان أو.. إلخ (بحيث أذا لم يتمهم الموظف خلال هذا اليوم بعد الدوام لا يعتبر إضافي).

حالات الغياب الافتراضية هنا نختار في حال عدم وجود بصمات نهائياً ماذا يحتسب البرنامج يمكننا الاختيار ما بين مجموعة كبيرة من الخيارات كما في الشكل أدناه:

الحالة الافتراضية هي غياب غير مبرر ولكن في حالات معينة مثلا هناك أشخاص معينة يمكن أن تكون بمناصب معينة في الشركة ولا تقوم بالبصمة عندئذ يمكن ان نختار هنا حضور وبالتالي كل الأشخاص التي لا تقوم بالبصمة تعتبر حضور.

نقص الحركات لتحديد حالات نقص حركات الدوام لدينا أربع خيارات كما في الشكل أدناه:

بدون وقت هنا يضع البرنامج أسم الموظف الذي لديه نقص حركات بلون مختلف مع تركه دون أي شيء وبذلك على القائم على البرنامج تصحيح الحركات يدوياً زيادة أو نقصاً (في هذه الحالة فقط إذا كنا مختارين في البطاقة السابقة طريقة حساب الراتب النظام الشهري لن يتأثر راتب الموظف أما إذا كنا مختارين النظام الأسبوعي أو ساعات أو ايام الحضور فسيتم خصم يوم له).

يأخذ وقت الوردية عندئذ يضع له البرنامج وقت الدخول الموضوع في الوردية إن كان النقص وقت الدخول أو يضع له وقت الخروج الموضوع في الوردية إن كان النقص وقت الخروج.

تكرار نفس الوقت يكرر البرنامج نفس الوقت المدخل وفي هذه الحالة سيتم اعتبار التوقيت المدخل وقت دخول وما قبله تأخر والتوقيت نفسه خروج ومنه الى وقت الخروج ساعات غياب.

حسم ساعات الدوام سيقوم البرنامج باعتباره حضور ولن يحسب له اي ساعة حضور.

الخيارات ضمن الإطار الأزرق في الصورة أعلاه

في حالات التأخر او الغياب وهو الخروج أثناء الدوام أو قبل ساعات انتهاء الدوام ماذا نريد أن نعتبرها البرنامج الحالة الافتراضية هي غياب غير مبرر ولا كننا يمكن أن نختار من ثمانية حالات فيمكن اعتبار أي من التأخر أو الغياب كل على حدى مبرر أو مهمة أو غير مبرر أو. أو.. إلخ حسب الحالات المعروضة في الشكل أدناه:

الخيارات ضمن الإطار الأخضر في صورة بطاقة وردية الدوام أعلاه.

تفعيل خيار خصم ساعات التأخير من الإضافي في جدول الدوام اليومي يجعل البرنامج يقوم بطرح ساعات التأخر اليومية من ساعات الإضافي في هذا اليوم (وهذا الخيار يختلف عن نفس الخيار في بطاقة حساب الراتب حيث بكون هذا الخيار يومي بينما الخيار الآخر شهري).

تفعيل خيار خصم ساعات الغياب من الإضافي في جدول الدوام اليومي يجعل البرنامج يقوم بطرح ساعات الغياب (الخروج) أثناء الدوام أو قبل نهاية الدوام من ساعات الإضافي لهذا اليوم.

تفعيل خيار حساب ساعات الإضافي في يوم العطلة بنفس عدد ساعات الدوام الفعلي يجعل البرنامج في حال حضور الموظف للدوام في يوم عطلة واستمر بدوامه إلى وقت الإضافي المسجل بالوردية اعتبار دوامه ضمن الوردية إضافي عطل وما بعد دوام الوردية أي الاضافي  إضافي زائد فيضرب بإضافي العطل ثم بالإضافي حسب إعدادات الإضافي الموضوعة في بطاقة حساب الراتب (مثال لو كان دخول الوردية الساعة 8.0 وخروجها الساعة 16.0 والإضافي الأول الساعة 17.0 ونسبة زيادة اضافي ايام العطل هي 2 ونسبة الإضافي في الايام العادية هي 1.5 وقام الموظف بالدوام يوم العطلة من الساعة 8.0 إلى الساعة 17.0 عندئذ البرنامج سيحسب له الدوام من الساعة 8.0 إلى الساعة 16.0 ويضربه بـ 2 ومن الساعة 16.0 إلى الساعة 17.0 ويضربه بـ 2 اضافي عطل ثم يقوم بضربه مرة أخرى بـ 1.5 اضافي العادي).

تفعيل خيار وردية ليلية يجعل البرنامج يقرأ الدخول والخروج في نفس وردية الدوام ولو كان الخروج في يوم أخر (مثال قد نعرف وردية خاصة بالمناوبات الليلية والحراسات ويكون الدخول مثلا الساعة 14.0 والخروج الساعة 8.0 صباحا أي الدخول بيوم والخروج بيوم آخر فإن لم نُفَعِّل هذا الخيار أُعتبر الدخول هو بصمة دخول في اليوم المحدد والخروج هي بصمة دخول في اليوم الثاني) ويجب علينا في حال تحديد الوردية الليلية إصلاح الحركات في اليوم الأول فقط ولمرة واحدة وترتيبها يدوياً في بطاقة الدوام اليومي.

تفعيل خيار تقريب الإضافي نختار حالة من ثلاث حالات كما يلي:

لأقرب ربع ساعة يقوم البرنامج بتقريب دقائق الإضافي مهما تكن من دقيقة إلى 14 دقيقة يقربها فتصبح 15 دقيقة

لأقرب نصف ساعة يقوم البرنامج بالتقريب على النحو التالي إذا كان دقائق الإضافي بعد الساعات إن وجدت أكبر من ربع ساعة قربه إلى نصف ساعة وإلا حذف الدقائق وأبقى الساعات إن وجدت.

لأقرب ساعة يقوم البرنامج بالتقريب على النحو التالي إذا كان دقائق الإضافي بعد الساعات إن وجدت أكبر من نصف ساعة قربه إلى ساعة وجمعه مع الساعات إن وجدت وإلا حذف الدقائق وأبقى على الساعات إن وجدت.

تفعيل خيار حساب وقت الاستراحة كإضافي يجعل البرنامج يحتسب الوقت المدخل كساعات استراحة ولم يقم الموظف بالخروج بها هي ساعات إضافي.

أما إذا في حال اختيارنا في بطاقة الوردية السابقة لنظام الوردية ساعات عمل.

ساعات عمل

فعندئذ سيظهر لنا الشكل التالي:

حيث نضع عدد الساعات المطلوبة من الموظف (وليكن 8 ساعات مثلاً) ثم نحدد عدد ساعات الإضافي الأول بعد الـ 8 ساعات الاساسية (ولتكن مثلاً 2 ساعة) ثم عدد ساعات الإضافي الثاني بعد عدد ساعات الدوام الفعلي مع عدد ساعات الإضافي الأول (وليكن مثلا ً الساعات المتبقية 14 ساعة ولا يتم احتساب الإضافي إلا إذا تجاوز الموظف الرقم المحدد في الحد الأدنى للإضافي إذا كان موجوداً بعد ساعات الدوام).

تفعيل خيار إهمال قيم الغياب عند احتساب الإضافي يجعل البرنامج يهمل ساعات الغياب عند احتسابه لساعات الإضافي.

الآن لا يهم متى يأتي الموظف بقدر ما يهم هو عدد ساعات حضوره المطلوبة وهي 8 ساعات أما إذا كنا نريد أن يأتي جميع الموظفين في ساعة معينة (ولتكن مثلا الساعة الثامنة صباحاً) عندئذ وجب تفعيل خيار حساب التأخر في بداية الدوام ووضع ساعة الدخول وساعة بدء حساب التأخر.

يمكن تفعيل خيارات ساعات الدوام عند عدم تفعيل حساب التأخر في بداية الدوام بالضغط على زر خيارات ساعات الدوام في الشكل أعلاه فيظهر لنا الشكل التالي:

حيث نبدأ بوضع ساعة البداية (ولتكن مثلاً الساعة 8.0) وساعة النهاية (ولتكن مثلاً 16.0) ثم قيمة التعادل (ولتكن 1).

ثم نضيف ساعة بداية ثانية (ولتكن 16.30) وساعة نهاية ثانية (ولتكن مثلاً 24.00) ثم قيمة التعادل (ولتكن 2).

هذا يعني أن الموظف إذا أتى من الساعة الثامنة صباحاً إلى الساعة الرابعة عصراً حسبت له 8 ساعات دوام (ضرب 1 لأن التعادل 1) أما إذا أتى من الساعة الرابعة والنصف إلى الساعة الثانية عشر ليلا حسبت له 16 ساعة (ضرب 2 لان التعادل 2) دوام فعلي وليس إضافي وسيتم مطابقة دوام الموظف على هذه الشرائح ومن ثم سيتم الاحتساب.

ثم نضع ساعات العمل الإضافي في العطل الرسمية قيمة كل ساعة أي مجموع ساعات الإضافي في العطل الرسمية مضروبة بالعدد الموضوع هنا.

أما إذا في حال اختيارنا في بطاقة الوردية السابقة لنظام الوردية مخصصة.

مخصصة

فسيكون عندئذٍ شكل الإدخال ما يلي:

حيث يجب أن يكون لدي أكثر من واردية معرفة فنختار يوم السبت واردية ما ثم يوم الأحد نفس الوردية أو واردية أخرى ويوم الاثنين كذلك وهكذا والوردية المخصصة تفيد في حال كان في الشركة موظفون يعملون اياماَ في الوردية الصباحية وأياماً في الوردية المسائية فنحدد هنا في الوردية المخصصة وردية كل يوم عمل ويوم الجمعة إذا لم يكن محدداً في بطاقته انه يوم عطلة وجب عليك اختيار الوردية المراد العمل عليها وإلا احتسبه غياب.

يجب ألا ننسى ضغط زر إضافة بعد عمليات تعريف الورديات ليتم حفظها.

وبذلك نكون قد أنهينا تعريف واردية دوام مع الموضوع القادم بإذن الله.