كل ما تحتاج معرفته عن محاسبة المتاجر الإلكترونية

سواءً كنت تملك متجراً إلكترونياً كبيراً أو صغيراً، أو ترغب بتحقيق الربح بإنشاء متجرك الجديد، ومهما كان نوع الخدمات التي تقدمها أو السلع التي تبيعها، فبإمكانك إنجاز عملياتك المحاسبية ومتابعتها، ومراقبة مستويات المخزون في مستودعاتك، وحركة بضائعك في المخازن ذات المواقع المتنوعة؛ وذلك باستخدام برنامج محاسبي شامل يواكب التطورات المتسارعة في عالم التقنية والأعمال ويحمي بياناتك ويلبي كل احتياجاتك ويساعدك أيضاً على نمو علامتك التجارية. 

فما هي محاسبة المتجر الإلكتروني؟ وكيف ينفذها الإصدار 10 من برنامج الأمين ERP باحترافية؟ 

ما المقصود بمحاسبة متجر إلكتروني؟ 

يقصد بمحاسبة المتجر الإلكتروني، إجراء كافة العمليات المحاسبية التي تتطلبها إدارة المتجر وتسجيل عملياته المالية ومتابعة أعماله، والتحكم بمستويات المخزون وتنظيمها بفعالية للحفاظ على كميات مناسبة من البضائع وعدم نفاذها في مواسم بيعها، وضبط الأسعار والمواصفات، إضافة إلى تحليل البيانات وإصدار التقارير اللازمة لتحديد الأرباح والخسائر وتعزيز اتخاذ قرارات صحيحة لنجاح المتجر. 

أهمية ربط المتجر الإلكتروني ببرنامج محاسبي 

إن كنت تمتلك متجراً إلكترونياً E-Shop تبيع فيه البضائع أو تقدم الخدمات، وتربكك عمليات تنظيم السلع وإدخال المنتجات وإعداد فواتير المبيعات وجداول المخزون في مستودعاتك؛ فإنك بحاجة إلى برنامج حاسوبي يساعدك بأدائه الاحترافي محاسبياً وبرمجياً على تنظيم وإدارة بضائعك الصادرة والواردة إلى متجرك، مهما كان حجم متجرك أو تخصصه. 

كما يلزمك أن تتكامل كافة البيانات في المتجر مع برنامج المحاسبة، وأن يساعدك البرنامج على توثيق أعمالك المحاسبية في متجرك بسهولة وكفاءة ودقة، ويكون ذلك عبر ربط متجرك الإلكتروني مع برنامج يرسل لك الإشعارات والتنبيهات التي تلزمك حول محتويات مخازنك من السلع وفق الإعدادات التي تضبطها بما يتناسب مع احتياجاتك. 

ويضمن لك تحقيق الربط بين متجرك وبرنامج الأمين 10 عدداً من الفوائد، أهمها: 

• تسهيل إضافة المواد والمنتجات في المتجر، إذ يتيح لك برنامج الأمين 10 تعريف بطاقة مادة وإدخال مواصفاتها (الوصف- الصورة- ترجمة الاسم- الوصف المختصر- المُركّبات...) وتحديد سعرها والكمية المتوفرة منها للبيع ضمن برنامج المحاسبة، ثم تصديرها إلى المتجر بخطوات بسيطة دون الحاجة لإدخالها في المتجر. 

• إمكانية استيراد طلبات البيع المكتملة من المتجر إلى برنامج المحاسبة، فتُضاف فواتيرها في برنامج الأمين وتتم مزامنة المبيعات بسلاسة ودقة. 

• ضمان أمان البيانات، إذ يمكنك على الأمين تخصيص مستودع خاص بمتجرك الإلكتروني ليكون منفصلاً عن مستودعاتك للبيع التقليدي. 

• اختيار المنتجات التي ترغب ببيعها على المتجر وتصديرها من برنامج المحاسبة إلى المتجر وكذلك مزامنة حسابات الزبائن من المتجر إلى نظام الأمين أثناء استيراد طلبات البيع المكتملة. 

• ضبط إعدادات الأبعاد والأوزان لكل مادة على برنامج المحاسبة ثم تصدير هذه البيانات إلى المتجر يساعد في التعامل مع شركات الشحن. 

• الانتقال من العمل اليدوي ما يساعد على توفير الوقت والجهد في تكرار إضافة المواد على المتجر وفي قاعدة بيانات برنامج المحاسبة. 

المتاجر الإلكترونية التي يدعمها برنامج الأمين 10 

يشمل الإصدار العاشر من برنامج الأمين لحلول الأعمال الربط مع عدد من المتاجر الشهيرة في عالم التجارة الإلكترونية، وهي: 

Shopify من أشهر منصات التجارة الإلكترونية وأكثرها استخداماً حول العالم، ينتمي شوبيفاي إلى فئة البرمجيات كخدمات وهذا يجعله نظاماً مركزياً يعمل في Cloud، ويمكن للشركات وأصحاب الأعمال التسجيل فيه مقابل اشتراك شهري أو سنوي، وتوفّر المنصة فترة تجريبية لمدة ثلاثة أيام دون الحاجة لإدخال معلومات بطاقة ائتمان.، ولا تسمح بتجريب حزمة مجانية. 

Salla منصة عربية هامة للتجارة الإلكترونية؛ تستهدف العملاء في منطقة الخليج العربي عموماً، وتعمل أيضاً في الحوسبة السحابية، لا يمكن تشغيل متجر يتبع لمنصة سلة على جهاز مخدم محلي، بل عبر الاشتراك في الحزمة المجانية أو المدفوعة، وتدعم سلة كل بوابات الدفع المتوفرة في السعودية وأغلب شركات الشحن المعروفة فيها، ومنها (DHL, Aramex, Smsa وغيرها). 

WooCommerce يتم تنصيبه بإضافة Plugin على نظام وورد برس WordPress لإدارة المحتوى وهو نظام مفتوح المصدر ومجاني، يتميز بإمكانية تنصيبه على مخدم محلي، أو على الانترنت على مخدم خاص، أو على خطة استضافة اقتصادية على أغلب مزودات الاستضافة حول العالم، وتتوفر الكثير من الإضافات الداعمة لعمل ووكومرس تتيح تكامله مع بوابات دفع أو شركات شحن أو حتى مواقع التواصل الاجتماعي. 

Magento 2 أحد أقدم وأشهر تطبيقات التجارة الإلكترونية، يمكن تنصيبه من موقع شركة Adobe على مخدم محلي أو على مخدم خاص على الإنترنت، أما منصة Adobe Commerce فهي تنتمي لفئة منصة كخدمات تعمل في الحوسبة السحابية، وتقدمها أدوبي في خطتين: الأولى Starter وتناسب المتاجر الصغيرة التي لديها عدد منتجات قليل نسبيا، أما الخطة الثانية فهي Pro وتناسب المتاجر الكبيرة التي تحتوي عدد منتجات أكثر، وضغط كبير من الزوار. 

الإمكانات التي يوفرها ربط الأمين 10 مع متجرك الإلكتروني 

يوفّر برنامج الأمين لحلول الأعمال بإصداره الجديد 10 ميزة مجانية للربط مع عدد من المتاجر الإلكترونية الأكثر انتشاراً، ويتيح بذلك إجرائين أساسيين، هما تصدير المواد من نظام الأمين إلى المتجر، واستيراد الفواتير بعد اكتمال عملية البيع في المتجر إلى نظام الأمين. 

إذ يساعدك البرنامج على تصدير المواد والمنتجات بمواصفاتها التفصيلية من نظام الأمين 10 إلى المتجر الإلكتروني وفق ما يلزمك في أعمالك، مع إتاحة التحكم في ظهور أو عدم ظهور المادة واختيار السعر من الأسعار الستة المتاحة في تبويبة أسعار ضمن بطاقة المادة، مع إمكانية تحديد سعر مختلف عن هذه الأسعار أيضاً. 

كما يتيح الأمين 10 التعريف بالمادة باستخدام اللغة التي يدعمها المتجر، واستخدام بيانات المادة من اسم ووصف ووصف مختصر وكلمات أساسية (مفتاحية) تساعد على تحسين تقييم المتجر لدى محركات البحث SEO. 

 وفيما يخص استيراد فواتير الطلبيات المكتملة من المتجر الإلكتروني إلى نظام الأمين 10، فإن هذه الإمكانية تتيح استيراد الفواتير في عدة خيارات، منها:  

• استيراد الفاتورة بتاريخ الطلبية وزبونها وعملتها وضريبتها وموادها وحسمياتها. 

• إنشاء بطاقة زبون للزبون الجديد في المتجر وإضافته في نظام الأمين. 

• تخزين العناوين الخاصة بالدفع والشحن ضمن الفاتورة المستوردة.   

متطلبات ربط برنامج الأمين مع المتجر الإلكتروني 

لا بد من توفّر بعض المتطلبات الخاصة بكل متجر على حدة، فللربط مع منصة Shopify يلزمك رابط عنوان المتجر ومفتاحَي الوصول، وهما: مفتاح وصول واجهة المتجر Storefront API access token لتمكين البرنامج من الوصول إلى الأسواق واللغات المعرّفة في المتجر وإتاحة الإمكانات اللازمة لكتابة ترجمة بيانات المادة بهذه اللغات ضمن بطاقة المادة، ومفتاح وصول الإدارة Admin API access token وهو ضروري لاستخدام واجهة التطبيقات البرمجية API الخاصة بنظام شوبيفاي لإدارة كائنات المتجر مثل المواد والطلبيات. 

وفيما يخص منصة Salla يجب توفر مفتاح الوصول Access Token (شريط محارف يصل إلى 94 حرفا) ليتيح استخدام واجهة التطبيقات البرمجية API الخاصة بمنصة سلة في إدارة كائنات المتجر برمجياً. 

ولتحقيق الربط بين نظام WooCommerce  والأمين 10 لا بد من تنصيب WooCommerce بأحد الأشكال الثلاثة الآتية، إما على مخدم محلي مع عنوان انترنت ثابت Static IP ورابط دومين Domain يشير إلى هذا العنوان، أو على مخدم خاص VPS مثلا على أحد مزودات الخدمات السحابية Cloud، أو على خطة استضافة على أحد مزودات خدمة الاستضافة حول العالم، سواء كانت استضافة Managed أو Unmanaged، (الاستضافة من نوع Managed تشتمل على دعم المشاكل والتحديثات وهي أعلى سعراً). 

كما يلزم وجود إضافة Plugin وهي WooCommerce Media API لإتاحة إمكانية تصدير الصور أثناء تصدير المواد، إضافة إلى رابط عنوان المتجر، ومفتاح العميل وسر العميل (Consumer Key & Consumer Secret) وهي ما يسمح للتطبيقات الخارجية الاتصال بمتجر WooCommerce. 

وللربط بين الأمين 10 ونظام Magento 2 يجب أن يتوفر تنصيب جاهز لـ Magento 2 بأحد الأشكال الأربعة الآتية،  إما على مخدم محلي مع عنوان انترنت ثابت Static IP ورابط دومين Domain يشير إلى هذا العنوان، أو على مخدم خاص VPS مثلا على أحد مزودات الخدمات السحابية Cloud، أو على خطة استضافة على أحد مزودات خدمة الاستضافة حول العالم، أو على خطة من خطط Adobe Commerce، ويلزم وجود رابط عنوان المتجر ومفتاح الوصول، إذ يتيح مفتاح الوصول للتطبيقات الخارجية الاتصال بماجنتو 2 دون الحاجة لمشاركة اسم مستخدم وكلمة مرور مع هذه التطبيقات، ولا بد أيضاً من وجود Store View بالرمز ar مضاف في المتجر.   

كيفية إضافة متجر وضبط إعداداته ضمن نظام الأمين 10  

بعد تشغيل نظام الأمين 10 وتسجيل الدخول إلى الملف المراد العمل عليه، فمن تبويبة ملف في الشريط الرئيسي وباختيار تبويبة متاجر إلكترونية في القائمة الجانبية. 

يتم اختيار المتجر المراد الربط معه. 

ثم يتم ضبط إعدادات اللغة المُراد ظهورها في إعدادات المتجر، يلي ذلك تنفيذ إعدادات الربط، وتشمل تحديد نمط فاتورة البيع والمستودع وحساب الزبائن المستخدم لإضافة الفواتير المستوردة وتحديد العملة المستخدمة في تسعير المواد التي يُراد تصديرها، واختيار نمط فاتورة المبيعات، إضافة إلى اختيار أحد الحسابين إما حساب الزبائن الرئيسي أو حساب الزبائن، وانتقاء عملة التسعير. 

لا يخفى على أحد فرص الأرباح الكبيرة التي تقدمها المتاجر الإلكترونية Online Store وسهولة التعامل معها، فما عليك إذن إلا إنشاء متجرك ثم ربطه مع برنامج محاسبي لإضافة منتجاتك وتنظيم مبيعاتك ومستودعاتك وكافة عملياتك المحاسبية، ولأن الأمين برنامج محاسبة يقدم لك خبرة ثلاثين سنة في حلول الأعمال، ويتيح لك بإصداره الجديد الربط مع متجرك الإلكتروني فهو حتماً يوفر عليك الوقت والجهد ويضمن لك جودة أعمالك وكفاءتها.