حفظ مساحات العمل وإدارتها

أهمية ميزة مساحات العمل في برنامج الأمين ERP

تهدف ميزة مساحات العمل إلى مساعدة المستخدم في حفظ أكثر من شكل للبيانات في شاشة معاينة التقارير مع إمكانية العودة إليها كلما تم استعراض التقرير. 

كيفية عرض تقرير ما وتجميع بياناته 

إذا كان المستخدم -على سبيل المثال- يحتاج خلال عمله إلى قراءة تقرير أرباح الفواتير بعد معاينته وتجميع بياناته حسب الزبون أو حسب التاريخ، وذلك كلما طلب هذا التقرير، فإن برنامج الأمين بإصداره العاشر يوفّر له حفظ شكل التقرير وفق حاجته. 

يمكن طلب تقرير حركة أرباح الفواتير من تبويبة مواد في الشريط الرئيسي للبرنامج- مجموعة تقارير الأرباح وذلك بالضغط على زر أرباح الفواتير، فيعرض البرنامج نافذة تتضمن زر "معاينة" لطلب التقرير. 

بعد عرض التقرير يقوم مستخدم البرنامج بتجميع بيانات التقرير وفق أحد أعمدته، وليكن عمود الزبون، عندئذ يظهر التقرير مثلاً على الشكل التالي: 

حفظ شكل التقرير  

يتم استخدام زر الحفظ الفوري المتوفر أعلى نافذة التقرير. 

فعند الضغط عليه يمكن الاختيار لحفظ التقرير أو حفظه باسم جديد.  

  كما يتيح الشريط الرئيسي للتقرير في برنامج الأمين تبويبة ملف. 

 وعند الضغط على زر ملف تظهر النافذة التالية التي تنقسم إلى جزأين، يحتوي أحدها كافة مساحات العمل المحفوظة سابقاً، ويمكن للمستخدم الوصول إلى أيّ منها بالضغط عليها، كما يلي: 

 كما تتضمن هذه النافذة عدداً من الأدوات اللازمة لحفظ شكل التقرير الذي أعدّه المستخدم وفق ما يتطلبه عمله. 

 وهذه الأدوات هي: 

حفظ مساحة العمل باسم جديد 

يمكن للمستخدم حفظ التقرير المراد العودة إليه لاحقاً مع إعداداته باستخدام زر "حفظ باسم" وسيعرض البرنامج له نافذة لتسمية تقريره، وهي على الشكل الآتي: 

فإن تمت تسمية مساحة العمل "الأرباح مجمعة وفق الزبائن". 

بعد ذلك يمكن إلغاء التجميع باستخدام الزر المخصص في شريط المهام الرئيسي في التقرير. 

 وسيعرض البرنامج أن التجميع كان وفق عمود الزبون.

 وعند إعادة التجميع وفق التاريخ مثلاً، فيمكن تسمية التقرير "الأرباح مجمعة وفق التاريخ"، ويكون شكل التقرير بعد توسيع التجميع. 

وإذا تم التجميع بمجال تجميع هو الشهر. 

 تكون النتيجة كما يلي:

حفظ مساحة العمل 

بعد قيام المستخدم بالتعديل على مساحة عمل محفوظة، يمكنه حفظ التعديلات باستخدام الزر "حفظ". 

فإن أراد المستخدم التعديل على تقرير "الأرباح مجمعة وفق التاريخ"، فيمكنه طلبه من نافذة أرباح الفواتير التي تعرض قائمة منسدلة تتضمن أسماء مساحات العمل المحفوظة. 

 إذ يعرض البرنامج أسماء مساحات العمل المحفوظة لاختيار المطلوب منها، ويكون ذلك من القائمة التالية: 

ولا بد من الإشارة إلى أنه يمكن للمستخدم الوصول إلى مساحة العمل المطلوبة من النافذة الرئيسية لمساحات العمل دون الحاجة إلى إغلاق المعاينة وإعادة طلب التقرير المحفوظ. 

وعند قيام المستخدم بمعاينة أحد التقارير (المحفوظ كمساحة عمل) ثم إجراء أي تعديل عليه، وليكن إضافة عمود مثلاً. 

 يتم الضغط على زر "حفظ" من تبويبة ملف، لحفظ مساحة العمل بالشكل الجديد. 

إدارة مساحات العمل 

تهدف هذه التبويبة إلى التحكم بمساحات العمل المحفوظة في البرنامج، فعند الضغط على زر "إدارة" تظهر النافذة التالية: 

وبعد اختيار إحدى مساحات العمل المحفوظة يتم تفعيل الخيارات التي تتيح تنفيذ عدد من الإجراءات، وهي: 

إعادة تسمية 

وهي لتعديل اسم مساحة العمل المحددة. 

 وبالضغط على زر "إعادة تسمية" تظهر نافذة صغيرة تتيح تعديل الاسم.

 كما يمكن للمستخدم إعادة تسمية مساحة العمل من صفحة مساحات العمل وذلك بالضغط بالزر الأيمن للماوس على المساحة المطلوبة واختيار أمر إعادة تسمية. 

حذف 

لإتاحة حذف مساحات العمل المحفوظة، وعند اختيار زر "حذف" تظهر نافذة للتأكيد كما يلي: 

 كما يمكن للمستخدم حذف مساحة العمل من صفحة مساحات العمل وذلك بالضغط بالزر الأيمن للماوس على المساحة المطلوبة واختيار أمر حذف. 

تصدير 

يستخدم زر "تصدير" لحفظ مساحة العمل على الحاسب المحلي للمستخدم خارج برنامج الأمين 10. 

 ثم بالضغط على زر "حفظ" يستكمل البرنامج عملية تخزين مساحة العمل كملف نصيّ على المسار الذي يتم اختياره، ويمكن تعديل الاسم. 

فبفرض أن المستخدم حذف إحدى مساحات العمل بعد تصديرها، ثم أراد استعادتها فيمكن إجراء عملية الاستيراد من تبويبة ملف في الشريط الرئيسي للتقرير ثم الضغط على زر استيراد. 

مشاركة 

وهو لتميكن المستخدم من إرسال مساحة العمل كملف عبر البريد الإلكتروني. 

استيراد مساحة العمل 

تساعد هذه الأداة مستخدم برنامج الأمين في إصداره العاشر على استيراد مساحة عمل محفوظة سابقاً، ويتم ذلك بالضغط على زر استيراد فتنبثق النافذة التالية: 

 ويكون اختيار الملف المطلوب إما بالضغط على النقاط الثلاث الجانبية في مستطيل اسم الملف، أو الضغط على العبارة المتوفرة وسط النافذة، ثم تحديد موقع الملف، لتظهر نافذة استيراد مساحات العمل، ولا يمكن البدء بعملية الاستيراد إلا عند تفعيل زر "استيراد"، ليتم الضغط عليه. 

 فبفرض أن المستخدم اختار أحد الملفات المتضمنة مساحة عمل محفوظة، وظهرت له النافذة التالية وفيها مساحة العمل المراد استيرادها بلون زهري، كما يلي: 

 فيعرض البرنامج ضمن نافذة استيراد مساحات العمل معلومات تتعلق بالتقرير الذي تتضمنه مساحة العمل ورقم النسخة وتاريخ التصدير واسم المزود، واسم قاعدة البيانات واسم المستخدم. 

ويوجد أسفل النافذة قائمة صغيرة لاختيار نمط معالجة التعارضات تتضمن خياران هما: حل أو استبدال. 

 ويُقصد بالتعارضات أن يتوفر على البرنامج نسخة من مساحة العمل المراد استيرادها بنفس الاسم، عندها لا بد للمستخدم أن يختار بين استبدالها، وذلك بحذف النسخة القديمة وحفظ الجديدة مكانها، أو باختيار زر "حل" وتعديل اسم مساحة العمل بتحرير اسم جديد لمساحة العمل المستوردة. 

 وعند عدم وجود تعارض تظهر مساحة العمل المراد استيرادها باللون الأزرق كما يلي: 

وبعد الضغط على زر "استيراد" تظهر مساحة العمل المستوردة في نافذة مساحات العمل.